Ontrack DataAdvisor zur Datenarchivierung
Aufgrund von steigenden Anforderungen durch Datenschutzrichtlinien und gesetzliche Vorgaben müssen Unternehmen immer mehr Daten immer länger aufbewahren. Daher hat Kroll Ontrack, Experte für Datenrettung und E-Discovery, den Ontrack DataAdvisor entwickelt, eine einzigartige Datenmanagement-Lösung.
Diese konsolidiert Datenarchive unterschiedlicher Quellen in einem einzigen, durchsuchbaren Verzeichnis. So haben Unternehmen immer einen Überblick über ihre archivierten Daten und können gleichzeitig Verwaltungskosten minimieren.
Eine jüngst veröffentlichte globale Umfrage von Kroll Ontrack unter 720 IT-Administratoren hat ergeben, dass 37 Prozent mehr als ein Backup-System gleichzeitig betreiben. Dies macht das Datenmanagement signifikant teurer und komplexer. Darüber hinaus lagern und verwalten 34 Prozent der Unternehmen mehr als 100 unterschiedliche Tapes, über die Hälfte der Befragten plant, ihr Backup-System innerhalb der kommenden zwei Jahre auszutauschen, und 43 Prozent möchten die Wartungsverträge für ihre Archivierungssysteme kündigen.
Peter Böhret, Managing Director, Kroll Ontrack GmbH, erklärt: „Bei unseren Kunden kann es durchaus einmal vorkommen, dass sie 100 Backup-Tapes, die zehn Jahre alt sind, in einem Lagerraum haben und nicht wissen, was darauf enthalten ist. Gerade in hochregulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen müssen Unternehmen aus rechtlichen Gründen Daten über einen langen Zeitraum zugänglich aufbewahren. Das bedeutet, dass nicht nur die Bänder aufbewahrt werden müssen, sondern auch die entsprechenden Systeme um diese wieder auszulesen – und das kostet richtig Geld. Ontrack DataAdvisor meistert diese Herausforderungen dadurch, dass alle Archivdaten von allen Systemen innerhalb eines einzigen Verzeichnisses konsolidiert werden. So wissen Unternehmen nicht nur ganz genau, welche Daten wo archiviert sind, Kroll Ontrack kann die jeweils benötigten Daten auf Wunsch wiederherstellen, was anderweitige Archivsysteme quasi obsolet macht.“
Für das durchsuchbare Verzeichnis liest Kroll Ontrack die Kataloginformationen direkt aus Backup-Tapes und exportierten Datenbank-Dateien aus. Diese Daten werden dann in den sicheren Rechenzentren von Kroll Ontrack gehosted, während die physikalischen Tapes entweder bei Kroll Ontrack, einem Drittanbieter oder dem Kunden selbst gelagert werden. Bei Bedarf können die Anwender des Ontrack DataAdvisor ganz einfach das Verzeichnis durchsuchen, um die benötigten Daten zu identifizieren und entsprechende Wiederherstellungen zu beauftragen.
„Stetig komplexer werdende Datenspeicherungs- und Datenschutzrichtlinien führen dazu, dass Unternehmen immer mehr Archivierungssysteme führen müssen, um diesen gerecht zu werden. Daher empfiehlt es sich, entsprechende Archiv-Management-Strategien zu prüfen, um fundierte, kosteneffiziente Entscheidungen treffen zu können bezüglich Datenzugriff, -haltung, -migration und vertretbarer Datenlöschung“, ergänzt Peter Böhret, Managing Director bei Kroll Ontrack in Deutschland.
Vertretbare Datenlöschung (Defensible Data Deletion) ist das Gegenteil einer Compliance-gestützten Datenaufbewahrung. Während diese sich damit beschäftigen, welche Daten aus rechtlichen oder regulatorischen Gründen aufbewahrt werden müssen, identifiziert eine Strategie zur vertretbaren Datenlöschung die Daten, deren Aufbewahrung nicht nötig ist und die daher auf jeden Fall gelöscht werden können. Um dabei rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, wird dabei jeder Löschvorgang genauestens dokumentiert und nach vorher festgelegten Standards durchgeführt – damit eine Löschung eben entsprechend „vertretbar“ ist, falls im Rahmen eines Gerichtsverfahrens Fragen dazu auftauchen sollten.
Vertretbare Datenlöschung stellt für Unternehmen dabei immer noch eine große Herausforderung dar. Diese wird noch verstärkt durch die übervorsichtige Datenaufbewahrung angesichts möglicher Gerichtsverfahren oder ähnlichem. Ohne klare Einsichten in spezifische Informationen, die innerhalb eines Archivierungssystems enthalten sind, können IT-Abteilungen kaum die für einen jeweiligen Fall relevanten Daten selektiv bestimmen.
„Sobald Unternehmen sich unsicher sind, welche Daten sie bei einer Datenanforderung benötigen, werden meist einfach alle wiederhergestellt – das ist ganz natürlich. Allerdings stellt dies eine teure und ineffiziente Herangehensweise dar“, ergänzt Peter Böhret. „Unternehmen stehen so immer vor einem Berg von Daten, ganz ohne Möglichkeit, die Daten, die nicht für den jeweiligen Fall relevant sind, vertretbar zu löschen. Mit Ontrack DataAdvisor können sie dagegen sicher gehen, dass sie genau wissen, welche Informationen im Archiv liegen. So haben Unternehmen endlich das Know-How, um vertretbare, faktenbasierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Daten aufbewahrt werden müssen und welche gelöscht werden können.“